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Interkommunales Förderprojekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystem

Landratsamt Altenburg (Foto: der uNi)


Die Landkreise Altenburger Land, Gotha, Saale-Orla, Weimarer Land sowie die kreisfreie Stadt Weimar werden offizielle Mitglieder des Zweckverbandes Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen, kurz KISA. Für das Altenburger Land hatte der Kreistag dem Beitritt auf seiner Sitzung am 3. April 2019 zugestimmt. KISA ist ein leistungsfähiger IT-Dienstleister für die kommunale Ebene mit über 266 Mitgliedern und jahrzehntelanger Expertise. Wegen fehlender eigener Strukturen in Thüringen blieb den Kommunen nur der Weg über die Landesgrenze hinweg.

Aufgrund der Größe des Zweckverbandes kann dieser bei Ausschreibungen bessere Konditionen gegenüber Soft- und Hardwareherstellern erzielen als einzelne Kommunen. Dieser Vorteil wird an die Mitglieder weitergereicht. Diese können die gewünschten Leistungen dann vereinfacht und ohne die aufwendigen Ausschreibungsverfahren in Form einer Inhouse-Vergabe beziehen. Die KISA erledigt für die Verbandsmitglieder zentral das Ausschreibungsverfahren. Der Zweckverband verfügt zudem über ein umfangreiches Portfolio an kommunalen Fachverfahren und setzt den DigitalPakt mit der digitalen Ausstattung in den Schulen für die Verbandsmitglieder um. Zudem berät und betreut die KISA die Kommunen hinsichtlich Datenschutz sowie IT-Sicherheit und begleitet deren Digitalisierungsprojekte. All diese Vorteile kann jetzt auch das Altenburger Land genießen.

Um gemeinsam die Digitalisierung voranzutreiben und die Herausforderungen zu stemmen, bündelten die Kommunen ihre Ressourcen und gründeten im II. Quartal 2018 eine interkommunale Arbeitsgruppe unter wissenschaftlicher Begleitung der Dualen Hochschule Gera-Eisenach (DHGE). Die Projektleitung übernahm hierbei der Landkreis Altenburger Land. Im Rahmen dieser Arbeitsgruppe wurde eine Projektskizze entwickelt, die der Beschaffung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) eine zentrale und überdurchschnittlich hohe Bedeutung zuweist und zugleich Synergien aufzeigt, die durch eine einheitliche DMS-Anwendung in den Thüringer Behörden entstehen können. Somit liegt das Hauptaugenmerk der Arbeitsgruppe auf einer wirtschaftlichen Einführung eines einheitlichen DMS in der jeweiligen Verwaltung; die elektronische Aktenführung, die Einrichtung von Workflows innerhalb der Verwaltung sowie die digitale Postbearbeitung und elektronische Archivierung können zeitnah realisiert werden. Außerdem kann der elektronische Datenaustausch, der ab 2025 verpflichtend wird, zum einen untereinander und zum anderen mit dem Land Thüringen erfolgen.

Das Projekt zur Einführung des DMS stellt einen wesentlichen Baustein für die Digitalisierung dar und im Rahmen dieses Projektes können zudem gemeinsam Fördermittel akquiriert werden. Über die Thüringer E-Government-Richtlinie werden in einem ersten Schritt die Landkreise Altenburger Land, Saale-Orla, Weimarer Land sowie die kreisfreie Stadt Weimar einen gemeinsamen Fördermittelantrag einreichen. Das DMS-Projekt umfasst dabei für alle vier Gebietskörperschaften eine Investition (inclusive Wartungskosten) von 7,5 Millionen Euro bis zum Jahr 2022. Hierfür werden Fördermittel in Höhe von 3,5 Millionen beantragt.

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